Data Room Virtual para Fusões e Aquisições
Para levar a cabo uma transação bem sucedida, é importante ter uma estratégia sólida. Mas só isso não basta. Mesmo a melhor estratégia demanda controle completo das informações confidenciais que são trocadas entre as partes. É para isso que o Virtual Data Room da iDeals existe. Com a iDeals, você tem uma plataforma criada especialmente para garantir a segurança e eficiência de processos de due diligence e integração pós-fusão, do começo ao fim.
Por que participantes de M&A precisam de data rooms virtuais?
O sucesso de uma transação financeira depende de uma boa estratégia, de uma due diligence abrangente, e de um plano de integração bem desenvolvido.
Em fusões e aquisições, ambas as partes precisam ter acesso a documentos confidenciais para poder completar a devida diligência dentro do tempo. A melhor solução para acesso a essas informações, a solução que garante uma gestão adequada da transação de M&A, é o virtual data room.
Eis como uma sala de dados virtual contribui para cada estágio do processo de due diligence.
Fase exploratória
Para facilitar o processo, antes do M&A ser planejado, o vendedor prepara a sala virtual de dados e faz o upload de documentos confidenciais que precisam estar disponíveis a qualquer momento para potenciais investidores.
Fase de due diligence
Informações sobre o histórico da empresa, documentos que atestam o cumprimento de normas legais, relatórios financeiros e outros documentos cruciais e confidenciais podem ser distribuídos facilmente aos usuários da virtual data room. Durante este processo, compradores potenciais podem fazer perguntas sobre os documentos, e mesmo solicitar documentos adicionais. Uma vez que a due diligence termina, a transação é realizada e o conteúdo da sala de dados é arquivado.
Fase de integração pós-fusão
O data room virtual ajuda companhias que se fundiram a integrar seus departamentos financeiros, legais, de TI e outros. Conforme a nova companhia continua a crescer, a sala de dados serve como um repositório de documentação corporativa e facilita a comunicação entre os executivos. Além disso, armazenar informações corporativas numa sala de dados virtual em vez de uma sala de dados física permite uma colaboração contínua e sem percalços.
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Vantagens de uma virtual data room
Prazos e despesas menores
As salas de dados virtuais são hoje o padrão para o compartilhamento seguro de documentos. Comparadas com salas de dados físicas, as salas virtuais para M&A poupam o tempo e as despesas de viajar, possibilitam acesso mais fácil aos documentos, e tornam a gestão de arquivos menos dispendiosa.
Adicionalmente, os virtual data rooms permitem que você realize várias transações simultaneamente dentro de um período menor, o que seria difícil de realizar nas salas de dados físicas. Seja qual for a transação para a qual você está se preparando — um IPO, uma rodada de investimentos, uma fusão — as salas de dados virtuais são planejadas para garantir que tudo seja feito de maneira rápida e fácil.
Ambiente seguro e controlado
Há diversas plataformas de compartilhamento de dados que são chamadas erroneamente de "virtual data rooms", e que na verdade não são apropriadas para as necessidades de executivos que realizam transações importantes. Os legítimos data rooms virtuais são aqueles que oferecem medidas avançadas de segurança, e permitem ter controle absoluto do ambiente em que informações confidenciais são compartilhadas.
- Ao contrário de FTP e de aplicativos para sincronização e compartilhamento de arquivos, data rooms virtuais para M&A permitem transferir arquivos entre múltiplas partes com inteira segurança.
- Com data rooms virtuais para fusões e aquisições também é possível restringir o acesso a ferramentas como impressão, download, ou mesmo a visualização de certos documentos.
Configuração e utilização fáceis
Em geral, o processo de due diligence é precedido por uma fase de preparo cuidadoso. Mas no mundo de negócios atual, uma transação pode ser iniciada quando menos você espera. Num ambiente assim imprevisível, não é surpresa que a maior parte dos executivos se sintam mais confiantes quando podem trabalhar com os melhores data rooms para fusões e aquisições.
Na maioriadas vezes, é possível abrir uma data room em questão de minutos. A maior parte das data rooms virtuais oferecem acesso multilíngue, interface para celular, e muitas outras opções de conveniência que as salas de dados tradicionais não podem fornecer.
Conformidade legal
Usar uma virtual data room para M&A facilita a conformidade com exigências legais internacionais, como a Lei Sarbanes-Oxley.
Já que a obrigação de apresentar todos os documentos requeridos por lei é uma preocupação importante, a maior parte dos fornecedores de data rooms virtuais têm modelos de índices de documentos conformes às exigências legais. Esses modelos ajudam os vendedores a preparar os documentos antes da transação de M&A.
Uma vez que os documentos estão prontos e são colocados no VDR, eles ficam acessíveis a todos os potenciais compradores, e o sistema rastreia todas as ações realizadas em cada documento.
Quando a transação é completada, ambas as partes, vendedor e comprador, recebem o DVD ou pen drive com o arquivo dos documentos relacionados à transação. O arquivo inclui relatórios detalhados de suas atividades, e pode ser usado como prova em casos de disputas legais.
Crie um data room virtual para M&A
Faça o upload dos documentos de due diligence
- Clique com o botão direito do mouse, e arraste e solte itens. Com essas ferramentas, você facilmente adiciona, deleta e movimenta pastas e arquivos para o índice de documentos de due diligence.
- Arraste e solte arquivos individuais ou pastas inteiras. Isso lhe permite fazer o upload para a data room com muita facilidade.
- Use o processo de upload e sincronização acelerada da iDeals. Assim, os arquivos que estão armazenados em drives locais e na rede são sincronizados com as cópias armazenadas na nuvem.
- Converta automaticamente arquivos de Microsoft Word, Excel e PowerPoint em arquivos em formato .pdf. Isto deixa o processo de preparação de documentos muito mais fácil.
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Organize o índice do data room
Quando já foi feito o upload de todas as informações necessárias, os documentos da transação devem ser organizados e nomeados de forma clara, para que os potenciais compradores possam encontrá-los facilmente.
- Pastas e arquivos podem ser organizados facilmente antes de ser disponibilizados para as partes interessadas.
- A numeração automática dos índices elimina a necessidade de reorganizar e renomear arquivos e pastas manualmente. Quando os arquivos são reorganizados, o índice de documentos adicionados ou deletados é automaticamente refeito.
- Pastas e arquivos podem facilmente ser renomeados com um clique do botão direito, o que poupa ainda mais tempo.
- Adicione notas às pastas e arquivos para dar instruções extra para os compradores e outras partes interessadas.
- Notifique os usuários facilmente sobre quaisquer alterações que você fez em pastas e arquivos — é só usar o botão direito do mouse.
- Etiquetas lhe permitem categorizar seus documentos para achá-los mais rápido. Use múltiplas etiquetas para organizar os documentos da forma mais adequada ao seu projeto.
Gerencie o acesso dos participantes
Durante toda a transação de M&A, novos usuários podem ser continuamente acrescentados à data room virtual, e os administradores podem gerir suas permissões de acesso com toda a facilidade. Convide participantes e rapidamente atribua-lhes suas permissões, de forma que quem quiser dar lances possa começar e completar a due diliggence mais rapidamente.
- Traga grupos inteiros de participantes para o seu VDR e veja-os ao vivo em poucos minutos. Você pode importar listas de usuários do Excel ou arquivos .csv diretamente para o data room.
- Adicione e remova participantes facilmente, e atribua direitos de acesso com ferramentas simples.
- Prepare os participantes mais rápido: organize-os em grupos e atribua permissões de grupo baseadas nos tipos de pasta e documento.
- Impeça potenciais vazamentos e dê as permissões certas às pessoas certas. As salas de dados da iDeals dão aos administradores a possibilidade de restringir o acesso de determinados membros e controlar quem consegue visualizar, baixar e imprimir informações.
Tome decisões mais rápido e com informações melhores
Processos de due diligence deficientes ou demorados são um risco comum em transações de negócios. Usando uma sala de dados da iDeals, os responsáveis e executivos se beneficiam de tecnologia de ponta para antecipar diferentes cenários no ambiente frenético das transações de M&A de hoje. A plataforma da iDeals permite que eles:
- Acelerem o processo de M&A por meio do acesso fácil e rápido aos documentos em qualquer dispositivo, incluindo celular.
- Eliminem problemas de distribuição e perda de documentos. Os administradores têm acesso a ferramentas de criação de relatórios, e podem verificar quem tinha acesso aos dados sensíveis, quando aconteceu, e quem estava mais ativo no VDR.
- Reduzam os riscos legais. Uma auditoria completa da data room pode ajudar no caso de possível disputa legal.
- Respondam às perguntas dos investidores com rapidez e eficiência. Com uma sala de Q&A avancada, centenas de usuários podem monitorar o status e uma pergunta, automatizar o fluxo de comunicação e acrescentar documentos da data room como anexos às suas mensagens.
- Acompanhem o progresso da transação de M&A em tempo real. Com painéis de controle e ferramentas de criação de relatórios, você consegue monitorar o progresso e aumentar sua transparência.
