O iDeals Virtual Data Room é o padrão de práticas recomendadas do setor para gerenciar documentos durante as negociações de M&A.
Os negociadores reconhecem que bons negócios exigem estratégias superiores, due diligence abrangente e planos de integração bem desenvolvidos. Nas fusões e aquisições (M&A), os envolvidos na compra e venda precisam de acesso fácil a documentos confidenciais para concluir o processo de due diligence e cumprir as datas de fechamento definidas. Veja como o data room virtual ajuda durante cada estágio da negociação de M&A:
Antes de a atividade de M&A ser planejada, o vendedor prepara o data room virtual e faz upload dos documentos anteriores à transação para que estejam disponíveis rapidamente aos investidores potenciais, a fim de facilitar a due diligence.
As informações históricas, a documentação de conformidade e outros registros cruciais são distribuídos aos usuários do data room. Durante o processo, os compradores potenciais podem fazer perguntas sobre os documentos ou até mesmo solicitar documentos adicionais. Após a conclusão da due diligence, o negócio será fechado e o conteúdo do data room virtual será arquivado.
O data room virtual ajuda as empresas incorporadas a integrar os departamentos financeiro, jurídico e de TI, entre outros. À medida que a nova empresa continua a crescer, o data room virtual serve como um repositório de documentos corporativos e auxilia nas comunicações executivas.
Atualmente, os Data Rooms Virtuais (VDR) tornaram-se o padrão do setor para o compartilhamento seguro de documentos. Comparados com um data room físico, os VDRs economizam tempo e despesas de deslocamento, facilitam o acesso a documentos e reduzem o custo do gerenciamento de acesso. Mais importante ainda, os data rooms virtuais permitem que várias negociações possam ser realizadas ao mesmo tempo, mais rapidamente.
Alguns fornecedores classificam erroneamente seus serviços de compartilhamento de arquivos como "data rooms virtuais". De fato, os dois produtos parecem ser bastante semelhantes à primeira vista. No entanto, existem alguns aspectos importantes que os diferenciam: o nível de segurança e a possibilidade de controlar o ambiente virtual.
O processo minucioso do trabalho de preparação normalmente antecede a due diligence. No entanto, no mundo empresarial moderno, muitas vezes uma negociação pode ocorrer repentinamente. Não é surpresa que a maioria dos negociadores confie na utilização de data rooms virtuais em um ambiente robusto e intenso. Na maioria dos casos, um data room virtual pode ser aberto em 30 minutos, e a maioria deles oferece acesso multilíngue, interface de usuário móvel e muitas outras opções convenientes.
O uso de data rooms virtuais facilita o processo de cumprimento de alguns requisitos legais, como a Lei Sarbanes-Oxley. Se a principal preocupação for a obrigação de fornecer todos os documentos exigidos por lei, o provedor do VDR normalmente terá modelos de índice de due diligence compatíveis juridicamente que ajudam o vendedor na fase de preparação dos documentos de uma negociação de M&A. Depois que os documentos são preparados e enviados ao VDR, eles tornam-se acessíveis a todos os potenciais compradores e cada ação relacionada aos documentos é rastreada pelo sistema. Depois que um acordo é concluído, ambas as partes, vendedor e comprador, podem receber um arquivo em DVD ou pen drive com os documentos contendo relatórios detalhados da trilha de auditoria de suas atividades, que podem ser usados como evidência em caso de disputa legal.
Quando o upload de todas as informações necessárias é concluído, os documentos da negociação devem ser bem organizados e nomeados para que os compradores possam encontrá-los facilmente.
Durante a negociação, os usuários são continuamente adicionados e o acesso deles pode ser constantemente alterado. Convide participantes e atribua permissões de acesso rapidamente para que os licitantes possam começar e terminar a due diligence mais depressa.
Um processo de due diligence insuficiente ou demorado pode ser uma fonte de risco durante uma negociação. Com o iDeals Virtual Data Room, negociadores e executivos corporativos podem aproveitar a tecnologia de ponta para antecipar diferentes cenários no ritmo acelerado das negociações de M&A. A plataforma da iDeals permite: