Fusões e Aquisições (M&A)
O iDeals Virtual Data Room é o padrão de práticas recomendadas do setor para gerenciar documentos durante as negociações de M&A.
Por que os negociadores de M&A precisam de data rooms virtuais?
Os negociadores reconhecem que bons negócios exigem estratégias superiores, due diligence abrangente e planos de integração bem desenvolvidos. Nas fusões e aquisições (M&A), os envolvidos na compra e venda precisam de acesso fácil a documentos confidenciais para concluir o processo de due diligence e cumprir as datas de fechamento definidas. Veja como o data room virtual ajuda durante cada estágio da negociação de M&A:
Fase exploratória/Anterior à comercialização
Antes de a atividade de M&A ser planejada, o vendedor prepara o data room virtual e faz upload dos documentos anteriores à transação para que estejam disponíveis rapidamente aos investidores potenciais, a fim de facilitar a due diligence.
Fase de due diligence
As informações históricas, a documentação de conformidade e outros registros cruciais são distribuídos aos usuários do data room. Durante o processo, os compradores potenciais podem fazer perguntas sobre os documentos ou até mesmo solicitar documentos adicionais. Após a conclusão da due diligence, o negócio será fechado e o conteúdo do data room virtual será arquivado.
Fase de integração pós-fusão
O data room virtual ajuda as empresas incorporadas a integrar os departamentos financeiro, jurídico e de TI, entre outros. À medida que a nova empresa continua a crescer, o data room virtual serve como um repositório de documentos corporativos e auxilia nas comunicações executivas.
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Vantagens do Data Room Virtual
REDUÇÃO DE TEMPO E GASTOS EM M&A
Atualmente, os Data Rooms Virtuais (VDR) tornaram-se o padrão do setor para o compartilhamento seguro de documentos. Comparados com um data room físico, os VDRs economizam tempo e despesas de deslocamento, facilitam o acesso a documentos e reduzem o custo do gerenciamento de acesso. Mais importante ainda, os data rooms virtuais permitem que várias negociações possam ser realizadas ao mesmo tempo, mais rapidamente.
AMBIENTE DE NEGOCIAÇÕES SEGURO E CONTROLADO
Alguns fornecedores classificam erroneamente seus serviços de compartilhamento de arquivos como "data rooms virtuais". De fato, os dois produtos parecem ser bastante semelhantes à primeira vista. No entanto, existem alguns aspectos importantes que os diferenciam: o nível de segurança e a possibilidade de controlar o ambiente virtual.
- Diferentemente de serviços de FTP ou dos aplicativos de compartilhamento e sincronização de arquivos, as normas de segurança mais elevadas que foram implementadas nos data rooms virtuais permitem transferir arquivos com segurança entre vários usuários.
- Os VDRs também permitem restringir o acesso a recursos como: impressão, download ou até mesmo a exibição de certos documentos antes de uma segunda fase de due diligence.
FACILIDADE DE CONFIGURAÇÃO E USO
O processo minucioso do trabalho de preparação normalmente antecede a due diligence. No entanto, no mundo empresarial moderno, muitas vezes uma negociação pode ocorrer repentinamente. Não é surpresa que a maioria dos negociadores confie na utilização de data rooms virtuais em um ambiente robusto e intenso. Na maioria dos casos, um data room virtual pode ser aberto em 30 minutos, e a maioria deles oferece acesso multilíngue, interface de usuário móvel e muitas outras opções convenientes.
CONFORMIDADE LEGAL
O uso de data rooms virtuais facilita o processo de cumprimento de alguns requisitos legais, como a Lei Sarbanes-Oxley. Se a principal preocupação for a obrigação de fornecer todos os documentos exigidos por lei, o provedor do VDR normalmente terá modelos de índice de due diligence compatíveis juridicamente que ajudam o vendedor na fase de preparação dos documentos de uma negociação de M&A. Depois que os documentos são preparados e enviados ao VDR, eles tornam-se acessíveis a todos os potenciais compradores e cada ação relacionada aos documentos é rastreada pelo sistema. Depois que um acordo é concluído, ambas as partes, vendedor e comprador, podem receber um arquivo em DVD ou pen drive com os documentos contendo relatórios detalhados da trilha de auditoria de suas atividades, que podem ser usados como evidência em caso de disputa legal.
Criar um data room virtual para M&A
FAZER UPLOAD DE DOCUMENTOS DE DEVIDA DILIGÊNCIA
- A função de clicar com o botão direito do mouse e os recursos conhecidos de arrastar e soltar permitem adicionar, excluir e mover rapidamente pastas e arquivos para o índice de due diligence.
- Faça o upload fácil e rápido arrastando e soltando vários arquivos e pastas inteiras no VDR.
- O processo de upload acelerado com o iDeals Sync permite a sincronização direta de arquivos em unidades locais e de rede com o armazenamento em nuvem.
- Os arquivos do Microsoft Word, Excel e PowerPoint são convertidos automaticamente no formato seguro de PDF durante o processo de upload, o que ajuda a eliminar problemas com a preparação de documentos.
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ORGANIZE O ÍNDICE DO DATA ROOM
Quando o upload de todas as informações necessárias é concluído, os documentos da negociação devem ser bem organizados e nomeados para que os compradores possam encontrá-los facilmente.
- As estruturas das pastas e os arquivos podem ser facilmente organizados antes de serem disponibilizados aos compradores interessados.
- A numeração automática de índice elimina a necessidade de reorganizar ou renomear arquivos e pastas manualmente. Quando os arquivos são reorganizados, o índice dos documentos adicionados ou excluídos é automaticamente recriado.
- O recurso de renomear arquivos e pastas facilmente clicando com o botão direito do mouse e selecionando "renomear" permite economizar tempo.
- Adicione notas a pastas e arquivos para fornecer instruções adicionais aos seus compradores potenciais (licitantes).
- Notifique facilmente todos os usuários sobre as alterações, clicando com o botão direito do mouse em qualquer arquivo ou pasta alterados.
GERENCIE O ACESSO DOS LICITANTES
Durante a negociação, os usuários são continuamente adicionados e o acesso deles pode ser constantemente alterado. Convide participantes e atribua permissões de acesso rapidamente para que os licitantes possam começar e terminar a due diligence mais depressa.
- Crie equipes completas de licitantes no VDR em minutos: importe listas de usuários de arquivos do Excel ou ".csv" diretamente para o data room.
- Adicione e remova participantes e aplique direitos de acesso a documentos de modo rápido e fácil utilizando ferramentas simples semelhantes a um assistente.
- Defina os licitantes mais rápido: organize os usuários em grupos e atribua permissões por lote com base em pastas ou tipos de arquivos.
- Evite vazamentos potenciais e atribua permissões apropriadas de acesso às pessoas certas. O iDeals Virtual Data Room permite que os administradores controlem quem pode visualizar, baixar e imprimir as informações.
Tome decisões bem fundamentadas rapidamente
Um processo de due diligence insuficiente ou demorado pode ser uma fonte de risco durante uma negociação. Com o iDeals Virtual Data Room, negociadores e executivos corporativos podem aproveitar a tecnologia de ponta para antecipar diferentes cenários no ritmo acelerado das negociações de M&A. A plataforma da iDeals permite:
- Reduzir significativamente os prazos do processo de M&A: o acesso rápido e fácil a documentos em qualquer dispositivo é vital para um processo de negociação sem complicações
- Eliminar problemas de distribuição de arquivos: use ferramentas de relatórios para verificar quem tem acesso às informações e quem tem acessado o data room mais ativamente.
- Reduzir riscos operacionais e de mercado: a trilha de auditoria completa do data room pode ajudar em caso de eventual litígio.
- Responder de modo rápido e eficiente a pedidos de licitante por meio de perguntas e respostas simplificadas, monitorar o status da pergunta e adicionar anexos do data room às suas mensagens.
- Monitorar o processo de negociação em tempo real: use painéis e ferramentas de relatórios para receber atualizações sobre o progresso da negociação e da transparência do fluxo de trabalho.
