Comunicações da Diretoria
Mais de 80% das corporações da "Fortune 500" confiam na iDeals para hospedar e distribuir documentos corporativos de modo seguro
Desafios das diretorias corporativas modernas
As comunicações da diretoria envolvem o gerenciamento e a distribuição de grandes quantidades de documentos confidenciais, o que pode ser complicado com os conselheiros espalhados pelo mundo. Os membros da diretoria normalmente enfrentam alguns desafios típicos:
- As empresas precisam trocar documentos relacionados às suas principais atividades de forma rápida e segura
- Os requisitos de conformidade governamental estão se tornando mais complicados
- Os serviços de e-mail e compartilhamento de arquivos pessoais não cumprem os requisitos de segurança de dados empresariais
- O risco de violações da segurança de dados representa um sério problema para a conformidade corporativa
- É demorado e caro organizar, imprimir e enviar centenas de páginas em papel com informações das reuniões da diretoria
Portal para gerenciar e conduzir reuniões da diretoria
O iDeals Virtual Board Room, com a tecnologia do iDeals Virtual Data Room, é uma plataforma segura baseada em nuvem que fornece um ambiente altamente seguro e fácil de usar para gerenciar as comunicações da sala de reuniões. A mudança de um sistema baseado em papel para um portal de salas de reuniões online pode oferecer inúmeros benefícios para uma organização.
- Permita que os conselhos de administração acessem os materiais da diretoria e os documentos empresariais importantes, online e offline, de qualquer lugar
- Distribua materiais da diretoria antes das reuniões e mantenha-o atualizado entre as reuniões
- Forneça atualizações sobre as atividades dos comitês da diretoria
- Facilite a comunicação entre a diretoria e a gerência
- Melhore a governança e a responsabilidade corporativa
- Gaste menos tempo no trabalho administrativo e deixe que os assistentes tenham mais foco no conteúdo da reunião e nas necessidades dos participantes
Quais documentos podem ser compartilhados em um portal da diretoria?
Os portais para diretores têm sido considerados uma ferramenta de comunicação unidirecional. No entanto, com a introdução de novas tecnologias interativas, também surgiu a possibilidade de comunicação bidirecional. O iDeals Virtual Data Room possibilita a comunicação através da seção de Perguntas e Respostas, bem como o compartilhamento de documentos altamente confidenciais, como:
- Apresentações de investidores
- Relatórios de gerenciamento de riscos
- Planos operacionais e de crescimento
- Políticas de remuneração e planos de incentivo
- Resultados de auditorias externas
- Agendas e resoluções, incluindo o seguinte: mostrar mais ocultar
- Realização corporativa
- Estratégia, orçamentos, capex, e R&D
- De longo prazo contra considerações a curto prazo
- Aquisições, despimentos e outros ajustes de pasta de negócios
- Remuneração do executivo
- Administração de risco, inclusive financeiro, segurança e outros riscos
- Complacência reguladora e legal
- Relações de acionista
- Relações do governo e política, inclusive relações com associações de classe
- Empregado e relações de comunidade
- Recrutamento de diretor
- Reunião de acionistas anual
- Preparações de gestão de crises
- A oferta pública de aquisição e a procuração lutam com preparações
- Conselho diretor e estrutura de comitê e política, avaliações, linhas de orientação de governação, cartas patentes de comitê
Acesse os materiais da diretoria de qualquer lugar
Com o portal para sala de reuniões da iDeals, os usuários podem acessar as informações da diretoria a qualquer hora, em qualquer lugar. Isso é bastante conveniente quando um ou mais membros da diretoria está viajando. Com mais tempo e flexibilidade, os diretores ficam mais preparados para fazer discussões estratégicas importantes.
- Os membros da diretoria podem acessar, de forma fácil e segura, grandes volumes de informações de qualquer lugar
- Além disso, podem trabalhar online ou offline para avaliar as informações da diretoria, participar das discussões de Perguntas e Respostas e fazer anotações, precisando apenas de uma conexão com a internet
- A pesquisa de texto completo fornece acesso rápido a informações e documentos
- Nosso eficiente sistema de Perguntas e Respostas ajuda os membros da diretoria a discutir informações corporativas confidenciais
- Uma trilha de auditoria em conformidade com a norma SOX reduz o risco de violações de segurança de dados
Melhore a eficiência do gerenciamento da comunicação da diretoria
A produção de informações físicas das reuniões de diretoria é um pesadelo ultrapassado que pode levar dias ou semanas, em função do envio por correio das atualizações aos membros da diretoria para garantir que todos os participantes estejam usando a versão mais recente. Nosso software de sala de reuniões virtual pode reduzir esse processo a horas e, ao mesmo tempo, resolver outros problemas.
- Todas as alterações são implementadas de modo rápido e fácil: as versões mais recentes dos documentos são enviadas para o portal central e sincronizadas automaticamente com os dispositivos de todos os membros da diretoria
- Todos os envolvidos trabalham na mesma página, independentemente da localização
- Aplique mais de oito níveis de permissões de documentos baseadas em funções para assegurar o acesso adequado às informações corporativas
- Acesse o portal da diretoria em todos os dispositivos móveis usando os aplicativos dedicados para iOS, Windows e Android
Segurança de documentos e infraestrutura de nível militar
A segurança dos seus documentos corporativos sempre é motivo de grande preocupação. Os materiais da diretoria podem se perder no correio ou pelo transportador. Com uma sala de reuniões digital esses riscos praticamente desaparecem.
- A segurança do data center é assegurada com uma política de acesso restrito e vigilância. Além disso, nossos data centers estão em conformidade com o SOC2 e têm certificação ISO 27001.
- Redundância de Camada 3 (2N) para todos os componentes de sistemas essenciais, garantindo um tempo de ativação de 99,95%, líder no setor.
- Os dados são criptografados por meio do protocolo SSL/TLS de 256 bits, usando criptografia de chaves RSA de 2048 bits
- Nosso recurso de autenticação em duas etapas requer uma senha e um código de texto enviado
- Marcas d'água dinâmicas e o recurso de Exibir com cerca evitam a distribuição não autorizada de documentos
- Exclusão remota: revogue a permissão de acesso a arquivos em todos os dispositivos do usuário
- Os registros de auditoria documentam cada ação no portal virtual da diretoria para garantir a conformidade com as regulamentações do setor e manter registros legais
- Proteção antivírus: o conteúdo é verificado em tempo real contra malware toda que um arquivo é enviado ou baixado. Arquivos defeituosos são impedidos de ser enviados para o portal da diretoria
A maioria das empresas bem-sucedidas implanta portais da diretoria
Muitas empresas estão usando portais virtuais de diretoria como ferramentas de negócios indispensáveis para hospedar e compartilhar informações corporativas. De acordo com uma pesquisa recente do Instituto do Comitê de Auditoria da KPMG, as principais empresas mundiais estão adotando rapidamente softwares de reuniões online.
- Metade dos diretores e da alta direção disse que suas empresas usam atualmente um portal virtual de diretoria e 20% esperam usá-lo nos próximos 6 a 12 meses
- 18% dos entrevistados fornecem um dispositivo móvel aos membros da diretoria para acessar o portal, e 20% planejam fazê-lo no próximo ano
- Mais da metade (55%) dos diretores concorda que o software do portal da diretoria melhorou consideravelmente a eficiência da diretoria
- 70% disseram que o portal da diretoria é atualizado em "tempo real" com minutas de reuniões, informações sobre a empresa e muito mais.
