Due diligence em data rooms virtuais

Geralmente, o que se faz é enviar convites aos usuários por e-mail. Para poupar tempo e garantir o acesso dos usuários ao seu projeto, o data room virtual iDeals permite que você convide usuários em massa, e o sistema o alerta automaticamente se um convite não tiver sido entregue.

A maioria dos departamentos de TI corporativos proíbem que funcionários instalem software adicional aos computadores da empresa, por motivos de segurança. Mas isso não é problema, porque as data rooms avançadas como a iDeals não requerem software adicional e são soluções fáceis de implementar. Contudo, algumas outras versões ainda requerem plugins. Vale a pena conferir as políticas da sua empresa e o que oferecem os fornecedores.

Você pode configurar acesso granular aos documentos atualizados, criando níveis de acesso separados para diferentes grupos de usuários. Com o data room virtual iDeals, você conta com oito níveis de permissões diferentes, e é extremamente fácil autorizar e controlar os direitos de acesso.

Em relação ao acesso a documentos, você pode configurar uma visualização restrita ou ainda restringir a manipulação de relatórios Excel com ou sem fórmulas. Para outros documentos, os usuários podem fazer uploads, baixar arquivos originais, baixar PDFs, imprimir, baixar documentos criptografados, visualizar, acessar com visualização gradeada e restringir as permissões.

Com a ajuda dos registros de auditoria implementados nas salas virtuais da iDeals, você pode sempre conferir o número de documentos que os usuários examinaram. Em um heat map colorido, cada documento é mostrado com uma cor específica, onde a porcentagem mostrada reflete o número de páginas que o usuário em questão já visualizou. Isto ajuda a entender o estágio do progresso da due diligence, bem como as áreas de interesse do potencial parceiro.

Dependendo da indústria e do acordo, os documentos requeridos podem ser carregados no data room virtual em formatos específicos a fim de atender a exigências regulatórias. O objetivo mais importante do processo de due diligence é a troca de informações confidenciais da forma mais segura e rápida possível. Sendo assim, ter uma lista de requerimentos, uma estrutura de pastas predeterminada e modelos para índices é algo que ajuda a poupar tempo e a manter a área de trabalho do seu data room organizada. A iDeals Solutions já auxiliou milhares de acordos e projetos, e oferece índices profissionais para data rooms virtuais de due diligence para diversas indústrias.

Personalizar um data room com o logotipo e as cores de marca da sua empresa é algo que cria um espaço profissional, com um visual diferenciado. Isto não pode ser feito com um arquivo físico, e ainda não é oferecido pela maioria das plataformas de data room virtual hoje em dia. O data room iDeals permite aplicar seu logo e esquemas de cores ao espaço, deixando tudo semelhante à interface da sua empresa — e sem cobrar extra por isto.

A maioria dos fornecedores afirma oferecer suporte 24hrs, mas a maioria não tem define os padrões de desempenho no acordo de serviço. A equipe de suporte ao cliente da iDelas garante uma resposta imediata por telefone ou bate-papo, junto com um tempo de resta de 15 minutos por e-mail. Nosso suporte é excepcional, e já foi reconhecido por avaliações de clientes no G2 e no Capterra. Mais de 93% das solicitações por e-mail são respondidas dentro de 5 minutos. Nossa equipe de suporte fica disponível 24 horas e está sempre pronta para auxiliar clientes em inglês, alemão, espanhol, português, russo, turco, chinês e japonês.

A criptografia dos documentos é um padrão da indústria. Além do encriptamento de dados em várias camadas, o data room virtual iDeal oferece funcionalidades adicionais de segurança. Por exemplo, a visualização em grade impede que os documentos sejam fotografados, e garante a proteção mais confiável contra cópias não-autorizadas, juntamente com as marcas d'água dinâmicas.

Quando o assunto é due diligence, a segurança é um dos aspectos mais importantes. Por isto, é extremamente aconselhável conferir se o fornecedor de data room observa alguns dos padrões de segurança mais comuns. Por exemplo, o data room virtual iDeals observa os padrões mais rigorosos da indústria, como o ISO27001:2013, SOC II e Safe Harbor.

Você pode solicitar um arquivo contendo todos os registros necessários, como arquivos carregados e excluídos, com versões anteriores e registros de atividade, em um pendrive ou CD.