Due diligence online

O iDeals Virtual Data Room acelera o processo de due diligence e ajuda a fechar transações com maior rapidez

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O que considerar ao escolher um data room virtual para o seu projeto de due diligence?

A escolha de um data room para due diligence é uma etapa importante que às vezes pode ser complicada: apesar da quantidade considerável de opções disponíveis, é muito difícil encontrar o melhor software que atenda aos requisitos do seu projeto.

Criamos este guia de seleção e abordamos algumas das perguntas mais frequentes para ajudá-lo a escolher o data room certo para due diligence.

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O provedor do data room tem experiência de trabalho no seu setor?

O setor determina os possíveis casos de uso, recursos, fluxos de trabalho e políticas de conformidade aos quais o processo de due diligence deve dar suporte, portanto, esteja preparado com as perguntas relevantes quando conversar com o seu fornecedor potencial.

Serviços financeiros

Independentemente de trabalhar em um banco de varejo, corretora de ações ou empresa de seguros, você deve passar por um processo de due diligence no caso de negociações de M&A, captação de investimentos, reestruturações ou falências. O setor financeiro é extremamente regulamentado e a sua empresa deve cumprir alguns regulamentos específicos. Por exemplo, talvez você precise configurar um data room para gerar relatórios para os órgãos reguladores, como a FINRA, caso a sua empresa opere nos EUA. É importante certificar-se de que a plataforma selecionada seja compatível com os padrões do setor.

Biotecnologia

No setor de biotecnologia, o data room virtual é geralmente usado para auxiliar a due diligence dos projetos de pesquisa e desenvolvimento, como estudos clínicos ou licenciamento de um produto biotecnológico. Manter o controle da propriedade intelectual e dos registros pessoais de saúde, garantindo a segurança das informações de due diligence, é um desafio crítico a ser enfrentado. Isso o leva a reduzir a lista de potenciais fornecedores de data room, mantendo apenas aqueles que estão em conformidade com os regulamentos locais, como a HIPAA.

Energia

Agora, a área de petróleo e gás do setor de energia está se tornando cada vez mais consolidada, e isso também aumenta os requisitos de due diligence. Os projetos típicos do setor de petróleo e gás incluem uma grande quantidade de dados sísmicos e dados de poços transferidos durante o processo de due diligence; por isso, é importante assegurar-se de que a plataforma escolhida possa suportar esses formatos de arquivo. A energia renovável é outro subsetor de rápido crescimento com uma enorme variedade de oportunidades de investimento. Independentemente de se tratar de levantamento de capital, licenciamento ou negociação de fusão — a configuração do data room do seu projeto precisa ser fácil e ágil para que o projeto seja executado o mais rápido possível.

Setor jurídico

Os consultores jurídicos muitas vezes precisam lidar com transações de M&A, consultando tanto os interessados na compra quanto os interessados na venda em um projeto. Algumas empresas jurídicas podem estar envolvidas em diversos projetos, lidando com centenas de clientes ao mesmo tempo, por isso, é importante que elas tenham um meio de manter os registros seguros e organizados. Com um módulo eficiente de perguntas e respostas, você pode economizar tempo realizando todas as comunicações em um único lugar do data room virtual. Mais uma vantagem em relação a outras soluções em nuvem semelhantes é oferecer uma imagem profissional, personalizando o data room com a sua identidade corporativa.

Tecnologia da informação

Houve um crescimento significativo no setor de TI na última década que conduziu ao aumento das atividades de M&A, negociações de capital de risco e ofertas públicas iniciais. Há milhões de startups de TI que mobilizam capital todos os dias e nenhuma delas deseja perder a oportunidade de obter financiamento por causa da complexidade da plataforma utilizada. Nesse ambiente competitivo, é necessário haver um data room fácil de usar e sem plug-ins para que os processos de due diligence ocorram tranquilamente.

Infraestrutura

Neste setor, um data room online é geralmente usado para gerenciar os documentos de financiamento de projetos. A maioria dos projetos de construção e obras tem contratos de longo prazo e exige interações constantes com investidores, bancos e outras instituições de crédito, portanto, a capacidade de compartilhar com segurança os dados financeiros e de engenharia é fundamental neste caso. Também é importante levar em conta que nem todos os provedores de data room dão suporte a tipos de arquivos que não sejam do Office.

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Um fornecedor de data room pode fornecer listas de verificação de due diligence em um projeto?

Dependendo de quais aspectos dos ativos da empresa precisam ser examinados e dos objetivos definidos, é possível executar diferentes tipos de due diligence. Cada setor tem normas específicas cujos documentos devem ser estruturados de uma forma específica, e configurar um índice no data room ajuda a manter o conteúdo organizado.

Você pode solicitar listas de verificação de due diligence para

Due diligence financeira (contabilidade)

O principal objetivo neste caso é investigar o desempenho financeiro de uma empresa-alvo, o que envolve principalmente a verificação de balanços patrimoniais e o suporte da documentação financeira.

Due diligence jurídica

A due diligence jurídica visa garantir que uma empresa-alvo não esteja respondendo a um processo judicial, nem tenha quaisquer responsabilidades legais arriscadas.

Due diligence de TI

A due diligence de TI determina se os gastos com TI estão no nível adequado ao tamanho da empresa e ajuda a atender às projeções planejadas de crescimento.

Due diligence comercial

A due diligence comercial ajuda a identificar a posição da empresa no setor em que ela opera e as oportunidades potenciais, baseando-se na atratividade geral do setor e nas perspectivas comerciais de longo prazo.

Due diligence fiscal

Relatórios financeiros, declarações fiscais e auditorias — estes são exemplos típicos de documentos normalmente solicitados durante uma due diligence fiscal para identificar as responsabilidades fiscais atuais e potenciais de uma empresa.

Due diligence operacional

A due diligence operacional analisa o processo de fabricação, a cadeia de fornecimento e a distribuição para descobrir eventuais riscos de capital.

Você ainda tem dúvidas sobre a due diligence online?

Não se preocupe! Sabemos que ainda pode haver dúvidas e preparamos esta seção de perguntas frequentes para ajudá-lo a obter mais informações.

Durante o uso de um data room virtual, você pode convidar os usuários simplesmente inserindo seus e-mails e enviando-lhes os convites. Com o iDeals Virtual Data Room, você sempre pode ter certeza de que os seus convites serão entregues: o aplicativo verifica se o usuário recebeu o convite ou não e envia uma notificação no caso de o convite não ter sido entregue; ele também dá dicas sobre possíveis erros de ortografia enquanto você digita os endereços de e-mail.

A maioria das plataformas modernas não exige softwares extras, no entanto, há algumas versões mais antigas de data rooms virtuais que ainda precisam de plug-ins. Alguns departamentos corporativos de TI proíbem que os funcionários instalem softwares adicionais nos computadores da empresa por motivos de segurança; por isso, vale a pena verificar que tipo de política de segurança é aplicado na sua empresa. Como alternativa, você pode escolher uma solução sem plug-in e fácil de implantar, como o iDeals Virtual Data Room, cuja utilização não requer nenhum treinamento.

É possível criar um acesso granular para os documentos enviados, configurando diferentes níveis de acesso para vários grupos de usuários. O iDeals Virtual Data Room também permite configurar três diferentes níveis de acesso aos documentos do Excel (exibição restrita sem fórmulas, exibição segura com ou sem fórmulas, ou exibição e manipulação seguras de planilhas), e oito níveis de acesso a documentos PDF (Fazer upload, Baixar original, Baixar PDF, Imprimir, Baixar PDF criptografado, Exibir, Exibição com cerca e Restringir permissões). Sempre consideramos a segurança e a privacidade como nossa maior prioridade, e com o iDeals Virtual Data Room, você sempre pode ter certeza de que os seus documentos estão protegidos com segurança.

Com a ajuda das trilhas de auditoria completas implementadas no iDeals Virtual Data Room, você sempre pode verificar a quantidade de documentos analisados pelos usuários. No "mapa de calor" colorido, cada documento é marcado com uma cor específica com a taxa percentual relevante que reflete a quantidade de páginas vistas por um determinado usuário. Isso pode ajudar você a entender o estágio do progresso da due diligence, bem como a área de interesse dos seus parceiros potenciais.

Dependendo do setor, talvez haja necessidade de fazer upload de documentos de formatos específicos para o data room, enquanto alguns regulamentos de conformidade também devem ser cumpridos. O objetivo mais importante do processo de due diligence é trocar informações confidenciais de maneira mais rápida e segura, e a tecnologia desempenha um papel crucial nisso. Então, ter uma lista de requisitos e modelos de índice de pré-configuração pode ajudar a economizar bastante tempo e manter o espaço de trabalho do data room organizado. A iDeals Solutions já ajudou em milhares de projetos de due diligence e fornece índices profissionais de data room para due diligence para vários setores.

A personalização do data room com as cores da marca e a logomarca da empresa dão uma aparência profissional e exclusiva: esse é um recurso imprescindível em todas as plataformas de data room virtual hoje em dia. O iDeals Virtual Data Room também oferece a possibilidade de aplicar o seu próprio esquema de cores e logomarca que podem ser vistos tanto no data room quanto nos e-mails de convite enviados por você.

A maioria dos provedores afirma que oferece suporte em tempo integral, mas é importante ter certeza de que todos os padrões de desempenho estejam definidos no contrato de nível de serviço (SLA). A equipe de atendimento ao cliente da iDeals garante resposta imediata por telefone ou chat e resposta em 15 minutos por e-mail, no entanto, mais de 93% das solicitações por e-mail são respondidas em apenas 5 minutos. Nossa equipe de suporte ao cliente em tempo integral está sempre satisfeita em ajudar os clientes e fala os seguintes idiomas: inglês, alemão, espanhol, português, russo, turco, chinês e japonês.

A maioria dos provedores de data room usa a criptografia de documentos, que é um padrão do setor hoje em dia. Além da criptografia de dados em várias camadas, alguns recursos adicionais de segurança são implementados no iDeals Virtual Data Room: a "Exibição com cerca" impede que os documentos sejam fotografados e, em conjunto com as marcas d'água dinâmicas, fornece a proteção mais confiável contra cópias não autorizadas. Você pode alterar o nível de acesso de qualquer usuário a qualquer momento.

Quando se trata de due diligence, a segurança se torna um dos aspectos mais importantes; por isso, é aconselhável verificar se um provedor de data room está em conformidade com algumas das normas de segurança mais comuns. O iDeals Virtual Data Room está em conformidade com as normas mais rigorosas do setor, como a ISO 27001:2013, SOC II e Safe Harbor, entre outras.

Um arquivo contendo todos os registros necessários, como arquivos carregados e excluídos com suas versões anteriores e registros de atividades, pode ser fornecido, mediante solicitação, no formato de pen drive ou DVD.

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Por que escolher o iDeals Virtual Data Room?

A iDeals Solutions é provedora global de serviços seguros de compartilhamento de arquivos desde 2008. Desde o início, o nosso principal objetivo sempre foi fornecer a experiência de due diligence mais segura, simples, estável e com uma interface amigável. Conquistamos a confiança de clientes dos setores de finanças corporativas, bancos de investimento, escritórios jurídicos, atividades imobiliárias, energia, segurança de TI, entre outros.

O que os nossos clientes dizem sobre nós

  • A iDeals Virtual Data Room é uma plataforma excelente e fácil de usar que fornece um nível inigualável de atendimento ao cliente. Nossa empresa testou diversos data rooms e, por fim, adotou amplamente o da iDeals™ por sua simplicidade e estrutura intuitiva. Segurança excelente e rapidez no suporte ao cliente.

    Adam Lancaster Investment Banking Group,
    Performance Trust Capital Partners
  • O software de data room virtual da iDeals combina uma interface amigável e funções abrangentes. Além disso, o sistema de relatório diversificado é extremamente útil quando você precisa de alguns dados analíticos sobre o data room. Eu odiaria mudar para outro sistema.

    Jeff Hsu Regulatory Affairs,
    Sorrento Therapeutics Inc.
  • Uma das melhores plataformas de data room virtual que conheço. Fácil de navegar e gerenciar, altamente personalizável e com preços excepcionalmente competitivos. Uma ótima opção tanto para usuários avançados quanto iniciantes.

    Alexey Zykov Investment Banking Group,
    Jefferies
  • Com a experiência de um administrador que usou outros serviços, afirmo que a interface do VDR é muito amigável e o sistema de gerenciamento de arquivos economizou muito do meu tempo. Também tenho que fazer uma menção especial à equipe de suporte técnico que sempre esteve prontamente disponível para responder às minhas perguntas. Este aspecto personalizado é muito importante para os usuários de negócios, como eu, que têm pouco tempo e precisam de soluções rápidas.

    Mark Li Real Estate Investments,
    Harvest Capital Partners
  • Os projetos que empreendemos foram realmente bons, especialmente considerando o software de deal room virtual que usamos muito bem porque a interface do iDeals™ VDR é muito fácil de usar, juntamente com algumas funções muito úteis.

    Asad Aftab Corporate Finance,
    KPMG
  • Usamos continuamente os data rooms virtuais fornecidos pela iDeals, a interface é amigável e tudo funciona bem. Recomendo a iDeals™ como um parceiro confiável e responsável.

    Hakon L. Akerlund IT Security,
    Landsbankinn
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