Data rooms para due diligence: Como escolher e o que considerar

Due diligence em data rooms virtuais

Acelere o processo de due diligence e realize seus negócios mais rápido com os data rooms virtuais iDeals.

Due diligence online Due diligence online

Considerações na escolha de data rooms virtuais para due diligence

É essencial escolher um data room para due diligence antes de começar seu projeto. Geralmente, o processo de seleção fica a cargo das equipes de projetos e dos negociadores que precisam avaliar os inúmeros provedores disponíveis. É uma tarefa que pode ser confusa e levar tempo.

Mas esta tomada de decisão não precisa ser extremamente complexa. Para ajudar você, resolvemos abordar as perguntas mais comuns de quem procura escolher o data room virtual certo para a due diligence.

Due diligence online Due diligence online

O fornecedor da data room tem experiência com a sua indústria?

Quando se trata de tecnologia, idade não é experiência. Os provedores modernos de data rooms combinam tecnologias novas e ágeis com expertise de trabalho na maioria das indústrias. A experiência com a indústria é o que determina possíveis casos de uso, funcionalidades, workflows, e políticas de conformidade que o data room deve oferecer para due diligence.

É importante ir para a reunião com o fornecedor preparado com perguntas relevantes, principalmente ao conversar com o representante oul vendedor.

Serviços financeiros

A indústria financeira é altamente regulada, e no mundo todo as empresas se esforçam por ficar em conformidade com normas que mudam constantemente. Por exemplo, se o seu objetivo opera nos EUA, pode ser preciso configurar um data room virtual que forneça relatórios às entidades reguladoras como a FINRA. Aqui, faz toda a diferença garantir que o fornecedor de data room virtual esteja em conformidade com os padrões da indústria.

Biotech

Na indústria de biotecnologia, as data rooms virtuais melhoram a segurança e eficiência durante due diligence, projetos de pesquisa e desenvolvimento, testes clínicos e licenciamento. Nestes casos, é fundamental reter o controle sobre a propriedade intelectual e manter em segurança registros de saúde pessoal. Com isto em mente, você já refina a busca por fornecedores de data rooms para due diligence, já que só serão candidatos aqueles que observam os padrões mais robustos de segurança e regulamentos locais como a HIPAA.

Energia

A hiper-competitiva indústria de energia está sempre intensificando os requerimentos para due diligence e implementando novos regulamentos. Isto tudo gera uma quantidade absurda de dados sendo encaminhados. Durante o período de due diligence, projetos típicos de petróleo e gás incluem a transferência de enormes quantidades de dados e registros. Da mesma forma, os projetos de energia renovável — um subsetor em rápido crescimento com inúmeras oportunidades de investimento — exigem o compartilhamento dos dados das plantas.

Seja para levantamento de capital, licenciamento ou um acordo de fusão, um data room virtual é essencial para o seu projeto. Ele precisa ser compatível com os formatos certos de arquivos e ser fácil e rápida de usar, ajudando a agilizar o seu projeto.

Serviços jurídicos

Frequentemente, consultores jurídicos lidam com o lado de compra ou de venda de uma fusão ou aquisição (M&A). Como resultado, não é raro estarem envolvidos com centenas de clientes simultaneamente. Nessas situações, é preciso deixar os registros organizados e em segurança, garantindo uma colaboração bem conduzida e confidencial. Com um VDR e seu módulo integrado de perguntas e respostas, os escritórios jurídicos centralizam seus documentos e gerenciam todas as comunicações com facilidade e segurança.

Outro recurso útil para as firmas jurídicas é poder personalizar o data room com as imagens da sua marca corporativa, o que traz uma vantagem adicional sobre as soluções de nuvem mais comuns ou os arquivos físicos.

Tecnologia da informação (TI)

A indústria de TI cresceu significativamente na última década. Por sua vez, este crescimento trouxe um aumento em M&A, acordos de capital de risco e IPOs. Milhões de startups de tecnologia estão arrecadando capital todos os dias, e nenhuma delas deveria perder uma oportunidade de financiamento por causa da complexidade de uma plataforma.

Em um ambiente competitivo destes, é necessário ter um data room fácil de usar e sem plugins ou complicações para due diligence, sempre com suporte 24 horas para garantir um acordo bem fechado.

Infraestrutura

É comum a indústria de infraestrutura usar data rooms virtuais para gerenciar os documentos financeiros de um projeto. A maioria dos projetos de construção são de longo prazo, requerendo interações contínuas com investidores, bancos e outras instituições financeiras. Sendo assim, é fundamental ter a capacidade de compartilhar dados sensíveis de engenharia ou finanças, bem como outros documentos confidenciais. Também vale considerar que nem todos os fornecedores de data rooms virtuais têm compatibilidade com outros formatos de arquivos fora do pacote Office.

Comece hoje mesmo com o iDeals Virtual Data Room
Due diligence online Due diligence online

O fornecedor de data room pode entregar um índice de due diligence para o seu projeto?

Toda indústria tem padrões específicos que afetam a estrutura do processo de diligência prévia, de forma que é importante trabalhar com um data room virtual que ofereça indexação automática e a possibilidade de importar arquivos em massa. Os fornecedores de VDRs também podem auxiliar com checklists para ajudar os negociadores a navegar as complexidades do tema.

Tipos de checklists de due diligence, por tipo:

Due diligence financeira (contabilidade)

O principal objetivo de conduzir a due diligence é investigar o desempenho financeiro da empresa-alvo, o que pode incluir conferir folhas de balanço, declarações de lucros e perdas e outros documentos financeiros relevantes.

Due diligence legal

A due diligence legal visa determinar se a empresa-alvo está envolvida em algum processo de litígio ou apresenta outros riscos legais.

Due diligence de TI

O processo de due diligence para uma empresa de TI investiga se os gastos estão em nível adequado para o tamanho da empresa. A investigação também ajuda a determinar se a empresa pode estar à altura das projeções de crescimento estabelecidas.

Due diligence comercial

A due diligence comercial ajuda a identificar potenciais oportunidades e a posição da empresa na indústria. Os resultados se baseiam no atrativo geral da indústria e nas perspectivas comerciais de longo prazo.

Due diligence fiscal

Relatórios financeiros, declarações de impostos e auditorias são exemplos típicos de documentos examinados durante uma diligência prévia fiscal. Este processo identifica os passivos atuais da empresa.

Due diligence operacional

A due diligence operacional analisa o processo de manufatura e a cadeia de fornecimento e distribuição, buscando identificar possíveis riscos de capital.

FAQ - Perguntas frequentes


Geralmente, o que se faz é enviar convites aos usuários por e-mail. Para poupar tempo e garantir o acesso dos usuários ao seu projeto, o data room virtual iDeals permite que você convide usuários em massa, e o sistema o alerta automaticamente se um convite não tiver sido entregue.

A maioria dos departamentos de TI corporativos proíbem que funcionários instalem software adicional aos computadores da empresa, por motivos de segurança. Mas isso não é problema, porque as data rooms avançadas como a iDeals não requerem software adicional e são soluções fáceis de implementar. Contudo, algumas outras versões ainda requerem plugins. Vale a pena conferir as políticas da sua empresa e o que oferecem os fornecedores.

Você pode configurar acesso granular aos documentos atualizados, criando níveis de acesso separados para diferentes grupos de usuários. Com o data room virtual iDeals, você conta com oito níveis de permissões diferentes, e é extremamente fácil autorizar e controlar os direitos de acesso.

Em relação ao acesso a documentos, você pode configurar uma visualização restrita ou ainda restringir a manipulação de relatórios Excel com ou sem fórmulas. Para outros documentos, os usuários podem fazer uploads, baixar arquivos originais, baixar PDFs, imprimir, baixar documentos criptografados, visualizar, acessar com visualização gradeada e restringir as permissões.

Com a ajuda dos registros de auditoria implementados nas salas virtuais da iDeals, você pode sempre conferir o número de documentos que os usuários examinaram. Em um heat map colorido, cada documento é mostrado com uma cor específica, onde a porcentagem mostrada reflete o número de páginas que o usuário em questão já visualizou. Isto ajuda a entender o estágio do progresso da due diligence, bem como as áreas de interesse do potencial parceiro.

Dependendo da indústria e do acordo, os documentos requeridos podem ser carregados no data room virtual em formatos específicos a fim de atender a exigências regulatórias. O objetivo mais importante do processo de due diligence é a troca de informações confidenciais da forma mais segura e rápida possível. Sendo assim, ter uma lista de requerimentos, uma estrutura de pastas predeterminada e modelos para índices é algo que ajuda a poupar tempo e a manter a área de trabalho do seu data room organizada. A iDeals Solutions já auxiliou milhares de acordos e projetos, e oferece índices profissionais para data rooms virtuais de due diligence para diversas indústrias.

Personalizar um data room com o logotipo e as cores de marca da sua empresa é algo que cria um espaço profissional, com um visual diferenciado. Isto não pode ser feito com um arquivo físico, e ainda não é oferecido pela maioria das plataformas de data room virtual hoje em dia. O data room iDeals permite aplicar seu logo e esquemas de cores ao espaço, deixando tudo semelhante à interface da sua empresa — e sem cobrar extra por isto.

A maioria dos fornecedores afirma oferecer suporte 24hrs, mas a maioria não tem define os padrões de desempenho no acordo de serviço. A equipe de suporte ao cliente da iDelas garante uma resposta imediata por telefone ou bate-papo, junto com um tempo de resta de 15 minutos por e-mail. Nosso suporte é excepcional, e já foi reconhecido por avaliações de clientes no G2 e no Capterra. Mais de 93% das solicitações por e-mail são respondidas dentro de 5 minutos. Nossa equipe de suporte fica disponível 24 horas e está sempre pronta para auxiliar clientes em inglês, alemão, espanhol, português, russo, turco, chinês e japonês.

A criptografia dos documentos é um padrão da indústria. Além do encriptamento de dados em várias camadas, o data room virtual iDeal oferece funcionalidades adicionais de segurança. Por exemplo, a visualização em grade impede que os documentos sejam fotografados, e garante a proteção mais confiável contra cópias não-autorizadas, juntamente com as marcas d'água dinâmicas.

Quando o assunto é due diligence, a segurança é um dos aspectos mais importantes. Por isto, é extremamente aconselhável conferir se o fornecedor de data room observa alguns dos padrões de segurança mais comuns. Por exemplo, o data room virtual iDeals observa os padrões mais rigorosos da indústria, como o ISO27001:2013, SOC II e Safe Harbor.

Você pode solicitar um arquivo contendo todos os registros necessários, como arquivos carregados e excluídos, com versões anteriores e registros de atividade, em um pendrive ou CD.

Due diligence online Due diligence online

Por que escolher a data room virtual iDeals?

Desde que começamos, em 2008, nos comprometemos a criar avanços na tecnologia e entregaruma experiência de cliente excepcional. Nós nos dedicamos a construir uma solução robusta e segura, mas extremamente fácil de usar, para apoiar projetos em equipe e executivos.

A nossa plataforma oferece funcionalidades efetivas para gestão de documentos e usuários, monitoramento de atividades em tempo real, relatórios granulares e ferramentas de colaboração integradas de forma intuitiva. Como resultado, nós jáapoiamos mais de 1,000,000 de profissionais de 175,000 empresas a realizar os seus projetos e transações com mais eficiência e segurança.

O que os nossos clientes dizem sobre nós

A iDeals Virtual Data Room é uma plataforma excelente e fácil de usar que fornece um nível inigualável de atendimento ao cliente. Nossa empresa testou diversos data rooms e, por fim, adotou amplamente o da iDeals por sua simplicidade e estrutura intuitiva. Segurança excelente e rapidez no suporte ao cliente.
Adam Lancaster Investment Banking Group
Performance Trust Capital Partners
O software de data room virtual da iDeals combina uma interface amigável e funções abrangentes. Além disso, o sistema de relatório diversificado é extremamente útil quando você precisa de alguns dados analíticos sobre o data room. Eu odiaria mudar para outro sistema.
Jeff Hsu Regulatory Affairs
Sorrento Therapeutics Inc.
Uma das melhores plataformas de data room virtual que conheço. Fácil de navegar e gerenciar, altamente personalizável e com preços excepcionalmente competitivos. Uma ótima opção tanto para usuários avançados quanto iniciantes.
Alexey Zykov Investment Banking Group
Jefferies
Com a experiência de um administrador que usou outros serviços, afirmo que a interface do VDR é muito amigável e o sistema de gerenciamento de arquivos economizou muito do meu tempo. Também tenho que fazer uma menção especial à equipe de suporte técnico que sempre esteve prontamente disponível para responder às minhas perguntas. Este aspecto personalizado é muito importante para os usuários de negócios, como eu, que têm pouco tempo e precisam de soluções rápidas.
Mark Li Real Estate Investments
Harvest Capital Partners
Os projetos que empreendemos foram realmente bons, especialmente considerando o software de deal room virtual que usamos muito bem porque a interface do iDeals VDR é muito fácil de usar, juntamente com algumas funções muito úteis.
Asad Aftab Corporate Finance
KPMG
Usamos continuamente os data rooms virtuais fornecidos pela iDeals, a interface é amigável e tudo funciona bem. Recomendo a iDeals como um parceiro confiável e responsável.
Hakon L. Akerlund IT Security
Landsbankinn