Comunicação para conselhos e diretorias
Mais de 80% das corporações da Fortune 500 confiam na iDeals para hospedar e distribuir documentos corporativos de forma segura
Desafios das diretorias executivas
Com a evolução da administração corporativa, os membros de diretorias enfrentam desafios inéditos de comunicação e de colaboração. O Boardportal da iDeals é feito para ajudar executivos a lidar com as exigências e complexidades cada vez maiores:
- É necessário trocar mensagens e documentos importantes com rapidez e segurança
- Os requerimentos de governança vêm se tornando mais complexos
- O e-mail e as tecnologias de compartilhamento de arquivos pessoais não correspondem à necessidade de segurança de dados das empresas
- O risco de violações de dados representa um sério risco para a conformidade corporativa
- Coletar, imprimir e despachar documentos de papel para reuniões de diretoria toma muito tempo
Boardportal para gestão e realização de reuniões de diretorias e comitês
Com o crescimento constante das responsabilidades das diretorias e uma pressão sempre maior pela geração de valor, aquilo que anteriormente era visto como uma ferramenta de comunicação unilateral tornou-se um instrumento de várias frentes, Adaptando-se às necessidades de hoje, o Boardportal da iDeals permite ao usuário:
- Comunicar-se através da seção de perguntas e respostas
- Distribuir materiais à diretoria para próximas reuniões
- Otimizar reuniões com atualizações sobre as atividades do comitê
- Agilizar processos de reuniões de conselhos através de recursos avançados
- Melhorar a governança corporativa, gerenciando melhor o ciclo de vida das reuniões de diretorias
- Gastar menos tempo com trabalho administrativo e deixar que os assistentes se concentrem nas necessidades dos participantes
- Criar tarefas e monitorar seu desempenho usando ferramentas de gestão de tarefas
Centralize e compartilhe seus documentos com segurança
O Boardportal iDeals é habilitado pelo data room virtual iDeals — uma plataforma premiada baseada na nuvem que facilita a comunicação digital e garante um ambiente fácil de usar, mas altamente seguro, para o armazenamento de documentos.
Entre os tipos de documentos confidenciais que uma empresa pode armazenar, temos:
- Apresentações para investidores
- Relatórios de gestão de risco
- Planos operacionais e de crescimento
- Políticas de remuneração e esquemas de incentivos
- Resultados de auditorias externas
- Agendas e resoluções, incluindo as seguintes: mostrar mais ocultar
- Desempenho corporativo
- Estratégia, orçamentos, CAPEX e pesquisa e desenvolvimento
- Considerações de longo vs curto prazo
- Aquisições, alienações e outros ajustes de carteiras de negócios
- Remuneração executiva
- Gestão de risco, incluindo risco financeiro, de segurança e outros
- Conformidade regulatória e legal
- Relações com acionistas
- Relações e políticas de governos, incluindo relações com associações comerciais
- Relações com funcionários e comunidades
- Contratação de diretores
- Reunião anual de acionistas
- Preparações para gestão de crise
- Tentativa de aquisição e preparações para competição por procuração
- Estruturas, políticas, avaliações, diretrizes governamentais, estatutos de comitês e conselhos
Comece hoje mesmo com o iDeals Virtual Data Room
Acesse seus materiais da diretoria ou de reuniões em qualquer lugar
Com o software de Boardportal da iDeals, as reuniões digitais do seu conselho se tornam mais eficientes: os membros do conselho conseguem acessar os pacotes digitais a qualquer momento e em qualquer lugar. Isto é especialmente útil se um ou mais dos diretores está no exterior. Para possibilitar isto, a iDeals disponibiliza uma série de ferramentas para os usuários, como por exemplo:
- Interface móvel para usuários que permite ver arquivos no espaço do portal em qualquer lugar ou hora
- Pesquisa de texto completo que dá acesso rápido a informações e documentos
- Notificações que avisam quando novos documentos foram atualizados
- Sistema robusto de perguntas e respostas para discutir informações corporativas confidenciais e aumentar o engajamento da diretoria
- Registro de auditoria em cumprimento com a Lei SOX, reduzindo o risco de violações de dados
- Monitoramento da atividade de usuários, para controlar visualizações, impressões e downloads de documentos
Administre com mais eficiência
A produção de pacotes físicos para reuniões da diretoria é algo que tende a levar dias ou semanas, com as atualizações sendo enviadas por um mensageiro para cada membro da diretoria. Com a tecnologia dos portais administrativos, este processo é reduzido em horas, além de outros problemas também serem resolvidos.
- Alterações são implementadas facilmente, em pouco tempo: as versões mais recentes dos documentos são carregadas na plataforma central e sincronizadas automaticamente nos dispositivos de todos os membros da diretoria
- Todos os participantes trabalham na mesma página, independentemente do local onde se encontram
- Mais de oito níveis de permissões de acesso com base em função, permitindo aos usuários conceder ou remover acesso, garantindo uma segurança robusta
- Um aplicativo de portal dedicado para iOS, Windows e Android, permitindo aos usuários trabalhar no portal em qualquer dispositivo
Segurança de documentos infraestrutural e de nível militar
A segurança da sua documentação corporativa é crucial. Sem a tecnologia certa, a disseminação dos materiais da sua diretoria cria as condições perfeitas para perdas de documentos em e-mails ou mensageiros. Com o software de gestão de reuniões, estes riscos desaparecem.
- A segurança do data center é garantida com monitoramento e uma política estrita de acesso
- Todos os nossos data centers têm conformidade com o protocolo SOC-2 e são certificados ISO 27001
- Redundância de faixa 3 (2N) para todos os componentes de sistemas essenciais, garantindo um tempo de atividade de 99,9%
- Dados criptografados com protocolo de 256 bits SSL/TLS e criptografia com chaves RSA de 2048 bits
- Autenticação em dois fatores que requer uma senha e um código enviado por SMS
- Marcas d'água dinâmicas e visualização gradeada, impedindo a distribuição não-autorizada de documentos
- Remoção remota, que permite revogar o acesso aos arquivos no dispositivo de qualquer usuário
- Documentos de registro para auditoria, mostrando cada ação no software, garantindo a conformidade com os regulamentos da indústria e para fins legais.
As empresas mais bem sucedidas usam os portais de diretoria virtuais
Muitas empresas vêm usando os softwares de gestão de conselhos de administração como ferramenta indispensável para o compartilhamento e hospedagem de documentos. De acordo com pesquisa do ACI KPMG, as maiores empresas globais estão adotando rapidamente os softwares de reunião de conselhos:
- Metade dos diretores sêniores dizem que atualmente suas empresas usam software para reuniões de diretoria, e outros 20% esperam encontrar um fornecedor de portal administrativo nos próximos 6 a 12 meses
- 18% dos consultados fornecem um dispositivo móvel aos membros de seu conselho administrativo para acessar o software de reuniões administrativas; outros 20% planejam fazer isto no próximo ano
- 55% dos diretores de administração concordam que o uso do software de portal administrativo certo levou a uma melhora drástica na eficiência da diretoria
- 70% disseram que seu software de diretoria é atualizado em tempo real com atas, informações da empresa e mais.
